仕事を速くする3つの基本

こんにちは!
駿です。

みなさん仕事を速くしたいと思うことはありませんか?

大量に抱えた仕事をスマートに片づけていく自分を想像してみてください。

仕事を速くすることができればカッコよくないですか?

仕事が好きな人は自分の仕事を速くすることによってより多くの業務ができます。
そうでない人は単純にプライベートの時間を増やすことができます。
どちらも充実していると思いませんか?

今回の内容は仕事を速くするための基本的な3つのことをお話しします。
基本的な心構えの部分なので明日からでも軽い気持ちで実践していってください。
周りの人のあなたを見る目も変わっていきますよ!

 

①作業スピード

手の動きやマウスを使わずにショートカットで操作するなど、常日頃行う動作を速くすることです。
1回あたりでは数秒しか違いはありませんが、一日、一週間、一ヵ月、一年単位で考えた場合、かなり大きな違いになってきます。
ショートカットはかなりの種類があり、全部を覚えようと思うとかなりの時間と労力がかかりますので、
簡単な物から少しずつでもいいので取り入れていってください。
仕事で使うショートカットはこちらのページで紹介していきたいと思います。

必須!パソコンで今すぐ使える便利なショートカット23選!

 

②初動

仕事の速さを求めるなかで一番重要だと感じるのは初動です。
当たり前のようなことですが、これができている人は非常に少ないと感じます。
すぐに取り掛かった方がいい案件でも自分の判断に自信がない場合や、
この仕事はまとまった時間をとって一気にやりたいなど考えたりすることはありませんか?
自分の判断に自信がない場合、もう一度考え直したりするケースや失敗したらどうしようと考えてしまい動けなくなってしまいがちです。
仕事が速い人は仕事に完璧な正解はないと考えているので、とりあえずこんな感じで進めてみようと決めて進めていきます。
初動が速ければ仮に進めていた方向が間違いであってもリカバリーする時間はあるはずです。
またこの仕事はまとまった時間をとって一気にやりたいと考えている人もいるかと思いますが、
このご時世まとまった時間がとれるほど暇な人もそうそういないでしょう。
そもそもまとまった時間が取れる人であれば仕事を速くしたいとは考えないと思います。
とりあえずでもいいので、とにかく動いてみてください。
きっと仕事の速さが変わってくると思いますよ!

 

③段取り

仕事のスピードは段取り次第でかなり変わってきます。
仕事をどの順番でこなしていくかということを5段階に分けて考えていきます。

<1段階目>ゴールを決める

目的やどのレベルで仕事を完了させれば良いかというゴールを設定します。
このゴールですが、100点を求めたくなりますが基本的には80点ぐらいで十分です。
仕事内容によっては60点ぐらいでも問題がない場合もあります。
60点~80点までの仕事であれば恐らくそこまで時間もかからずにできるはずですが、
100点を求めるとなると倍以上の時間がかかることが多いです。
そんな時間があればひとつでも多く他の仕事を片付けていった方が有意義です。

<2段階目>ゴールまでの作業の分解

仕事は複数の作業の積み重ねでできています。
この作業をToDoレベルまで細分化していきます。
例えばおにぎりを作る場合、1.お米の手配 2.具の手配 3.のりの手配 4.製造ライン確認といったように作業や確認事項の細分化します。
ちなみに商売ベースで考えるなら上記の工程だけでは無理だと思いますよ。笑

<3段階目>作業ごとに必要な時間を見積もる

2段階目で細分化したToDoにどれくらい時間がかかるのかを見積もります。
これに関しては誤差はあまり気にしなくていいです。
なんとなくこれぐらいかな?というぐらいの時間で大丈夫です。
ただ今後何回もする作業に関しては自分の見積もった時間と実際にかかった時間をメモしておくと今後同じ作業をする場合、
かなり正確な時間配分ができるようになるので役立ちます。

<4段階目>1番時間のかかる作業を見極める

2段階目と3段階目で細分化した作業の中で一番時間のかかる作業を見極めていきます。
特に人に依頼しないと片付かない仕事を中心に組み立てていった方がいいです。
自分自身の作業はコントロールできますが、人の作業は自分ではコントロールできません。
人に作業を依頼する場合は明確なタイムリミットを設けてあげましょう。
よくなる早で!とか言われたりしますが、逆に自分が言われたら嫌じゃないですか?
なる早で!と言われてもそれが1時間以内なのか今日中なのか今週中でいいのかがわかりません。
案件や人によっても基準が曖昧なので、こちらから明確にすることによってスムーズに作業が進みます。
そして依頼していたものが届いたらすぐに確認をしましょう。
依頼していた内容に質問事項や間違いがあった場合すぐに対応してもらう必要がある為です。

<5段階目>作業の段取りを決める
1段階目から4段階目までの内容からこれらの作業をどの順番でこなせば1番速く仕事が終わるかを考えます。
基本的には1番時間のかかる作業か人に依頼をしないといけない物を中心に組み立てていきます。

<まとめ>
慣れてくると頭の中だけでもできるようにもなってきますが、慣れない内は紙の上に書き出して整理すると効率がいいです。
頭の中で考えていることを紙にアウトプットすることで可視化でき整理もできます。
ちなみに僕は未だに紙に書きだしていますし、何回もする作業に関してはテンプレートも作っています。
紙に書き出している時間がもったいないと感じる人もいると思いますが、抜けや漏れを防ぐといった意味でも紙に書き出す方がいい結果に繋がっています。
頭だけでやっていて抜けていたり漏れていて再度やり直す時間の方がよっぽどもったいないですしね。

いかがでしたか?
基本的な考え方を書かせていただきました。
あまりに初歩的な考えなのでご存知の方も多い内容かと思います。
ただこれから社会人になる学生さんやイチから勉強し直したい社会人の方の参考になれば幸いです。
今後はもう少し深堀りしていく内容のものもありますのでよろしければそちらも参考にしてください。

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