仕事を早くする方法で大事なのは3つだけ!【営業職や事務職でも基本です】

仕事のコツアイキャッチ 仕事

「仕事を早くしたいけど、どうしたらいいかわからない・・・」

「そもそも仕事が早い人ってどうやって仕事してるんだろう?」

「こうやると仕事が早くできるってコツがあれば教えて!」

今回はこんな風に悩んでいる新社会人の人やもう既に営業として働いている人、これから営業職に就くことを考えている人で営業活動のちょっとしたコツをお話します。

僕は営業として8年やってきて売り上げトップの成績を取ったこともありますので参考になるかと思います。

大量に抱えた仕事をスマートに片づけていく自分を想像してみてください。

仕事を早くすることができればカッコよくないですか?

仕事が好きな人は自分の仕事を早くすることによってより多くの仕事ができます。

そうでない人は単純にプライベートの時間を増やすことができます。

どちらも充実していると思いませんか?

今回は仕事を早くするための基本的な3つのコツをお話しします。

基本的な心構えの部分なので明日からでも軽い気持ちで実践していってください。

周りの人のあなたを見る目も変わっていきますよ!

その前に営業職ってどんな人が向いてるの?良いところや悪いところは?と気になった人は先に下の記事をご覧ください。

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パソコンの作業スピード

タブレットいじり

最近の仕事は営業といえどパソコンでの作業は必須になっています。

仕事を早くする1つめのコツはブラインドタッチやマウスを使わずにショートカットで操作するなど、常日頃行う動作を速くすることです。

1回あたりでは数秒しか違いはありませんが、一日、一週間、一ヵ月、一年単位で考えた場合、かなり大きな違いになってきます。

ショートカットはかなりの種類があり、全部を覚えようと思うとかなりの時間と労力がかかりますので、簡単な物から少しずつでもいいので取り入れていってください。

代表的なショートカットであれば「ctrl+c」のコピー「ctrl+v」のペーストなどは知っていて使っている人も多いと思います。

他にも「alt+tab」でウインドウの切り替えなどもあります。

もし今までショートカットを使っていなければ使ってみてください。

この3つのショートカットを覚えるだけでも日々のパソコンでの作業が2倍近く早くなりますよ。

実際に仕事が早い人のパソコン作業の手元を見ているとマウスを使わずにキーボードで作業をしている人がいます。

そうやってショートカットを駆使したり、マウスを使わずに作業をしている人は仕事も早いですよね?

営業とはいえパソコンで作業する時間も増えてきているので、この作業時間を早くすることで全体のスピードを底上げすることができます。

仕事の初動

走り始め

仕事の早さを求めるなかで一番重要なのは初動です。

当たり前のようなことですが、これができている人は非常に少ないと感じます。

すぐに取り掛かった方がいい案件でも自分の判断に自信がない場合や、この仕事はまとまった時間をとって一気にやりたいなど考えたりすることはありませんか?

自分の判断に自信がない場合、もう一度考え直したりするケースや失敗したらどうしようと考えてしまい動けなくなってしまいがちです。

仕事が早い人は仕事に完璧な正解はないと考えているので、とりあえずこんな感じで進めてみようと決めて進めていきます。

初動が速ければ仮に進めていた方向が間違いであってもリカバリーする時間はあるはずです。

またこの仕事はまとまった時間をとって一気にやりたいと考えている人もいるかと思いますが、このご時世まとまった時間がとれるほど暇な人もそうそういないでしょう。

そもそもまとまった時間が取れる人であれば仕事を速くしたいとは考えないと思います。

とりあえずでもいいので、とにかく動いてみてください。
きっと仕事の速さが変わってくると思いますよ!

 

仕事の段取り

仕事のスピードは段取り次第でかなり変わってきます。

仕事をどの順番でこなしていくかということを5段階に分けて考えていきます。

 

<1段階目>ゴールを決める

目的やどのレベルで仕事を完了させれば良いかというゴールを設定します。

このゴールですが、100点を求めたくなりますが基本的には80点ぐらいで十分です。

仕事内容によっては60点ぐらいでも問題がない場合もあります。

60点~80点までの仕事であれば恐らくそこまで時間もかからずにできるはずですが、100点を求めるとなると倍以上の時間がかかることが多いです。

そんな時間があればひとつでも多く他の仕事を片付けていった方が有意義です。

 

<2段階目>ゴールまでの作業の分解

仕事は複数の作業の積み重ねでできています。

この作業をToDoレベルまで細分化していきます。

例えばおにぎりを作る場合、1.お米の手配 2.具の手配 3.のりの手配 4.製造ライン確認といったように作業や確認事項の細分化します。

ちなみに商売ベースで考えるなら上記の工程だけでは無理だと思いますよ。笑

<3段階目>作業ごとに必要な時間を見積もる

2段階目で細分化したToDoにどれくらい時間がかかるのかを見積もります。

これに関しては誤差はあまり気にしなくていいです。

なんとなくこれぐらいかな?というぐらいの時間で大丈夫です。

ただ今後何回もする作業に関しては自分の見積もった時間と実際にかかった時間をメモしておくと今後同じ作業をする場合、かなり正確な時間配分ができるようになるので役立ちます。

<4段階目>1番時間のかかる作業を見極める

2段階目と3段階目で細分化した作業の中で一番時間のかかる作業を見極めていきます。

特に人に依頼しないと片付かない仕事を中心に組み立てていった方がいいです。

自分自身の作業はコントロールできますが、人の作業は自分ではコントロールできません。

人に作業を依頼する場合は明確なタイムリミットを設けてあげましょう。

よくなるべく早くで!とか言われたりしますが、逆に自分が言われたら嫌じゃないですか?

なるべく早くで!と言われてもそれが1時間以内なのか今日中なのか今週中でいいのかがわかりません。

案件や人によっても基準が曖昧なので、こちらから明確にすることによってスムーズに作業が進みます。

そして依頼していたものが届いたらすぐに確認をしましょう。

依頼していた内容に質問事項や間違いがあった場合すぐに対応してもらう必要がある為です。

<5段階目>作業の段取りを決める

1段階目から4段階目までの内容からこれらの作業をどの順番でこなせば1番速く仕事が終わるかを考えます。

基本的には1番時間のかかる作業か人に依頼をしないといけない物を中心に組み立てていきます。

1段階目で決めたゴールに向かう為に4段階目で見極めた1番時間のかかる作業や人に依頼しないといけない作業から取り掛かります。

あとは2段階目で作業を細分化したものと3段階目で細分化した作業に必要な時間を照らし合わせて作業に組み込んでいきます。

このように作業の段取りを決めることで仕事を早くすることが出来ます。

慣れないうちは逆に遅くなってしまいますが慣れてくると仕事も早くなりますし、仕事のミスも減りますのでおすすめできる仕事の取り組み方ですよ。

営業職向け仕事を早くする基本的な方法のまとめ

本当に基本的な方法を3つに分けて書きました。

あくまで基本的な部分なのでどんどん応用していってください。

3つ目の仕事の段取りの部分は慣れてくると頭の中だけでもできるようにもなってきますが、慣れない内は紙の上に書き出して整理すると効率がいいです。

頭の中で考えていることを紙にアウトプットすることで可視化でき整理もできます。

ちなみに僕は未だに紙に書きだしていますし、何回もする作業に関してはテンプレートも作っています。

紙に書き出している時間がもったいないと感じる人もいると思いますが、抜けや漏れを防ぐといった意味でも紙に書き出す方がいい結果に繋がります。

頭の中だけでやっていて抜けていたり漏れていて再度やり直す時間の方がよっぽどもったいないですしね。

他にもいろいろと方法やコツもありますが、まずはこの基本から始めてみるといいですよ。

最初からあれこれやろうとしてもなかなか上手くいかなくて嫌になることもあります。

少しずつ簡単なことから初めていきましょう。

まずはこの3つの基本をマスターして次に進んでいきましょう!

営業職向けに資料作成のコツを下の記事でまとめていますのでよろしければコチラもあわせてご覧ください。

じゃ、今回はここまで!

ほな、また!

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