営業マンの資料作成のコツ

仕事

こんにちは!
駿です。

みなさん資料作成に悩むことはありませんか?
資料作成といっても会議資料やプレゼン資料などいろいろな資料があります。
ここでは基本的な資料作成の考え方について書いていきたいと思います。

前提として資料作成にあたって構想が70%~80%で残りを作成にあてます。
構想の段階では紙の上で考えていきます。
その時は極力これから作っていく資料と同じ大きさの紙で書き出していきます。
その方がスペースの配分などが目で見てわかりやすいからです。
いきなりパソコンで作業をしてしまいがちですが、初期段階では修正箇所も多いので逆に時間がかかります。
ここでは作成するステップを5つに分けて考えていきます。

資料に入れるキーワードとデータの選定

まず最初にこれから作る資料に入れていくキーワードとデータの選定を行います。
これはメモ帳などに箇条書きで構いません。
紙の上に書き出していくと頭の中も整理されていくので、ある程度の構成も浮かんでくると思います。

構成を考える

書き出したキーワードやデータをを見て構成を考えます。
ここでは資料のページ数に制限がある場合はそのページ数分の紙を用意します。
その時は実際に出力するページサイズと同じサイズを用意してください。
先ほども書いた通り同じサイズの方がページレイアウトがしやすいです。

構成の部分で営業の観点から考えると最初にプレゼン資料に興味を持ってもらわないといけません。
じゃあどうするか?
僕は結論から先に書くようにします。
僕のブログでは中々上手くいってませんがこの方法はブログでもよく使われる手法です。
まず相手に対してメリットを明確にしてあげることによってこちらの提案に興味をもってもらえるようにします。
興味を持ってもらえたらこちらの話もしっかり聞いてもらえます。
もちろん事前のリサーチでお客さんが興味を持っているネタを掴んでいることが前提です。
毎回ネタを掴めているワケではないですが、僕の場合は法人営業でお客さんとの付き合いも長くなることが多いのである程度は把握しています。
またお客さんの年齢や客層によって内容や構成も変えて考えます。
こればかりはこれが正解!といったものがないので自分で探していくしかありません。
僕のやり方が必ずしも正解ではないですし、業界や相手次第で変えていく必要のある部分です。

構成の確認

自分が考えた構成を上司に確認をしてもらいます。
上司との距離感にもよりますが、この時点では紙に書いてみてもらうようにしましょう。
一回の構成で完璧!っていう自信があるならばエクセルなりパワーポイントで資料を作るのもいいと思いますが、おそらく何か所か修正意見がもらえると思います。
簡単な修正ならばすぐに変更が出来ますが、大幅な修正の場合はパソコンで入力していた時間が無駄になります。
この作業は何度か繰り返しましょう。
修正した箇所がOKをもらえたら次のステップに進みます。

パソコンを使って資料の入力

OKをもらった構成で実際にパソコンを使って入力していきます。
その時に気をつけることは誤字脱字や数字・数式の間違いなどに気をつけましょう。
当たり前のことですが、せっかくのOKをもらった構成でも誤字脱字などがあるようではいい資料にはなりませんからね。

出力して確認

プレゼン資料などは最近ではデータで渡すことも多いと思いますが、一度は紙に出力することをオススメします。
データの上では問題なく見えても出力した場合、端が切れていたりすることがあります。
データでしか見ないお客さんはそれでもいいかもしれませんが、年配の方などは老眼や紙至上主義の方もいるので出力したものも必ずチェックしましょう。
もちろん見切れていたりした場合はしっかり修正してくださいね。

番外編

いい資料を作る為には数をかなすがの一番の近道だとは思いますが、ひとつだけ上達するコツがあります。
いい資料を徹底的にパクることです。
社内の人でもいいですし、社外の人からもらった資料なんかでいいなぁと思ったら存分にパクりましょう。
社内で資料を一番手に入れやすい場所はコピー機の前ですね。
営業を始めたばかりの頃は雑用も多かったですし先輩や上司が出力した資料をよくみていました。
できる先輩・上司の資料=プレゼン・提案の成功例である可能性が高いですからね。
僕も思いっきりパクってました。笑
言い回しもそうですし、フォームでもいいですし自分が良いと思ったものはどんどん取り入れていきましょう!
使い勝手が良さそうなものはどんどん使っていき応用・改善していけば自分の力にもなっていきます。
勉強でもスポーツでもそうですが人の真似をしていくことは自分を成長させていく為には必要なことです。
遠慮せずにどんどんパクっていきましょう!

まとめ

基本的な考え方であったり心構えの部分について書きましたが、業界によっても様々だと思うのでこれが必ずしも正解ではないです。
ただこうゆう考え方もあるんだと思ってもらえればいいです。
これから営業をやっていく人、一から勉強し直したい社会人の方の参考になれば幸いです。

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