資料がわかりにくいと言われる・・・伝わらない・・・
どうすればいい資料を作れるんだろう・・・コツとかないの？
この記事ではこんなお悩みにお答えします。
営業として現役で8年やっていて売り上げ成績もトップをとったこともあるので、参考になるかと思います。
みなさん資料作成に悩むことはありませんか？
資料作成といっても会議資料やプレゼン資料などいろいろな資料があります。
ここでは基本的な資料作成の考え方について解説します。
結論から言うと資料作成にあたって構想が70％～80％で残りを作成にあてます。
構想の段階では紙の上で考えていきます。
その時は極力これから作っていく資料と同じ大きさの紙で書き出していきます。
その方がスペースの配分などが目で見てわかりやすいですしね。
いきなりパソコンで作業をしてしまいがちですが、初期段階では修正箇所も多いので逆に時間がかかります。
ここでは資料を作成するステップを5つに分けて解説します。
資料に入れるキーワードとデータの選定
まず最初にこれから作る資料に入れていくキーワードとデータの選定を行います。
これはメモ帳などに箇条書きで構いません。
資料作成の目的や必要な要点、関連するキーワードを書き出していきます。
最初はその資料を作るにあたって思いつく単語を書き出していく感じで大丈夫です。
書き出したキーワードを見て足らないものは足していき、余分なものは削っていってください。
そうやって残ったものが資料に必要なキーワードであったりデータです。
紙の上に書き出していくと頭の中も整理されていくので、ある程度の構成も浮かんでくると思います。
構成を考える
書き出したキーワードやデータをを見て構成を考えます。
ここでは資料のページ数に制限がある場合はそのページ数分の紙を用意します。
その時は実際に出力するページサイズと同じサイズを用意してください。
先ほども書いた通り同じサイズの方がページレイアウトがしやすいです。
構成の部分で営業の観点から考えると最初にプレゼン資料に興味を持ってもらわないといけません。
おすすめの方法は結論から先に書くようにします。
この方法はブログでもよく使われる手法です。
まず相手に対してメリットを明確にしてあげることによってこちらの提案に興味をもってもらえるようにします。
興味を持ってもらえたらこちらの話もしっかり聞いてもらえるようになります。
ちなみにブログを書くことで営業のスキルアップにも繋がります。
営業のスキルアップにブログがおすすめな理由についてはルート営業のスキルアップにブログがおすすめな5つの理由という記事で解説していますのであわせてご覧ください。
またお客さんの年齢や客層によって内容や構成も考えて変えます。
こればかりはこれが正解！といったものがないので自分で探していくしかありません。
例えば自分の業界以外の人や年配の人だと業界の専門用語やエビデンスなどの英語はあえて使わないような配慮があってもいいです。
知ったかぶりして商談はそのまま進むかもしれませんが、結果的にわからないまま商談が進んでしまうので商談の成約率が下がりやすいです。
僕のやり方が必ずしも正解ではないですし、業界や相手次第で変えていく必要のある部分です。
構成の確認
自分が考えた構成を上司に確認をしてもらいます。
上司との距離感にもよりますが、この時点では紙に書いてみてもらうようにしましょう。
一回の構成で完璧！っていう自信があるならばエクセルなりパワーポイントで資料を作るのもいいと思いますが、おそらく何か所か修正意見がもらえると思います。
簡単な修正ならばすぐに変更が出来ますが、大幅な修正の場合はパソコンで入力していた時間が無駄になります。
この作業は何度か繰り返しましょう。
修正した箇所がOKをもらえたら次のステップに進みます。
パソコンを使って資料の入力
OKをもらった構成で実際にパソコンを使って入力していきます。
その時に気をつけることは誤字脱字や数字・数式の間違いなどに気をつけましょう。
当たり前のことですが、せっかくのOKをもらった構成でも誤字脱字などがあるようではいい資料にはなりませんからね。
出力して確認
プレゼン資料などは最近ではデータで渡すことも多いと思いますが、一度は紙に出力することをおすすめします。
データの上では問題なく見えても紙に出力した場合、端が切れていたりすることがあります。
データでしか見ないお客さんはそれでもいいかもしれませんが、年配の方などは老眼や紙至上主義の方もいるので出力したものも必ずチェックしましょう。
もちろん見切れていたりした場合はしっかり修正してくださいね。
おまけ：手っ取り早いコツはパクること
いい資料を作る為には数をかなすがの一番の近道だとは思いますが、ひとつだけ上達するコツがあります。
いい資料を徹底的にパクることです。
社内の人でもいいですし、社外の人からもらった資料でいいなぁと思ったら存分にパクりましょう。
社内で資料を一番手に入れやすい場所はコピー機の前ですね。
営業を始めたばかりの頃は雑用も多かったですし先輩や上司が出力した資料をよくみていました。
できる先輩・上司の資料＝プレゼン・提案の成功例である可能性が高いですからね。
僕も思いっきりパクってました。
言い回しもそうですし、フォームでもいいですし自分が良いと思ったものはどんどん取り入れていきましょう！
使い勝手が良さそうなものはどんどん使っていき応用・改善していけば自分の力にもなっていきます。
勉強でもスポーツでもそうですが人の真似をしていくことは自分を成長させていく為には必要なことです。
遠慮せずにどんどんパクっていきましょう！
資料作成の５つのコツのまとめ
資料作成のコツを5つに分けて解説しました。
最初にも書きましたが、資料を作成するのに１番重要なのは構成です。
しっかりとキーワードと必要なデータを選び、要点がまとめてあるというのが資料において最低限の条件です。
デザインや見やすさも大事ですが、それはあくまで＋αの部分ですのでまずは最低限必要なことがまとめてある資料を作れるようになりましょう。
デザイン的な部分に関してはそこまでこだわらなくてもいいですよ。
そこにこだわるよりも資料を早く提出する方が上司もお客様も喜んでくれます。
こだわるのなら時間が余っている場合や大きなプレゼンの時ぐらいで大丈夫だと思います。
まずは基本的な資料の作り方を覚えてから自分なりに応用していってください。
普段から全部の資料を作り込んでいると仕事が遅くなってしまい他の業務や社内の人の仕事にも支障が出ます。
仕事は早いに越したことはないですからね。
ちなみに仕事を早くするコツは仕事を早くする方法で大事なのは3つだけという記事で紹介していますのでコチラもあわせてご覧ください。
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